Medlemmer

Prøv event IT
Opret gratis

Overlad trygt dine medlemmer til event IT

Vi ved det godt! Medlemmerne er det centrale i foreningens virke, og der skal være fuldstændig styr på alle kerneprocesserne omkring administrationen af medlemmerne og opkrævningen af kontingenterne. Derfor har vi udviklet et medlemssystem, bygget på masser af viden og erfaring, som du lynhurtigt kommer til at elske.

  • Sæsonbaserede medlemskaber

    Tilbyder du sæsonbaserede aktiviteter og har du behov for fleksibel onlinetilmelding samt nem, tilgængelig administration af dine medlemmer, er event IT svaret – uanset om dine aktiviteter er spredt over 10 eller 200 forskellige hold.

    Du kan selvfølgelig definere kombinationsrabatter, der tilgodeser medlemmer, som melder sig på mere end ét hold. Og har du behov for at kunne opkræve kontingenterne i rater (f.eks. pr. måned eller pr. kvartal), er dette helt ligetil.

    Uanset hvor megen imødekommenhed du ønsker at vise dine medlemmer, og hvor kompliceret et “regelsæt” dette medfører – giver event ITs medlemssystem dig værktøjerne til at bevare overblikket.

  • Løbende medlemskaber

    Tilbyder du løbende medlemskaber, skal disse sikkert fornys med faste intervaller – måske årligt eller halvårligt. Om fornyelsen sker på et fast tidspunkt (f.eks. ved årsskiftet) eller et flydende tidspunkt (f.eks. på årsdagen for et medlems indmeldelse), er underordnet; systemet sørger for, at kontingentet opkræves rettidigt. Du behøver faktisk slet ikke gøre noget selv!

  • Events og tilmeldinger

    Udbyder du events, som medlemmer (og måske også ikke-medlemmer) skal kunne tilmelde sig? Vil du gerne kunne differentiere priserne? Vores eventskabeloner gør det til en leg.

    Og hvis du har behov for, at dine lokalafdelinger skal stå for deres egen eventhåndtering (tilmelding, betaling mm.) uden at belaste nogen central administration med opgaver – jamen, så klarer vi også dén ganske let.

  • Integration til website og ERP system

    Event Its medlemssystem tillader selvfølgelig integration med andre systemer – udover den tætte integration til vores eget event-/ tilmeldingssystem.

    Udtræk af data til website – f.eks. for at give dine kommende medlemmer overblik over dit udbud af hold/aktiviteter – sker let vha. simple kald til vores REST API.

    Har du behov for eksport af data til ERP system, sker dette let og helt pr. automatik. Du har endda mulighed for at definere, hvordan enhver type postering i medlemssystemet skal konteres i ERP systemet.

Hvordan kommer jeg i gang?

Vi vil meget gerne hjælpe dig i gang! Vi har gjort det mange gange før, og både vi og vores eksisterende kunder synes, vi er ret gode til det. Vi tilbyder således sparring med udgangspunkt i dine ønsker og behov, og vi bistår gerne med at udarbejde den tekniske løsning og sikre, at du er klar til drift på det ønskede tidspunkt.

Opret arrangør

Hvad kan systemet?

Din egen side
Som arrangør har du dit eget event-site på Flexbillet, hvadenten du udbyder en enkelt event eller løbende har en længere liste af events, som dine kunder/brugere kan tilmelde sig eller købe billet til.

Branding
Du kan tilpasse farver, illustrationer og skrifttyper, så de passer præcist til dit visuelle udtryk. Dine kunder/brugere føler sig trygge i dit univers og får hurtigt og nemt et overblik over alle dine events.

Dit brand vil også komme til udtryk i emails, på bekræftelser/billetter og så videre. Det er dit event-site – vi stiller bare platformen til rådighed.

Sprog
Som arrangør vælger du selv, hvilket eller hvilke sprog dit event-site og dine events skal præsenteres på. Pt. er dansk og engelsk understøttet. Har du behov for et andet sprog, så kontakt os endelig.

Du har 100% frihed til at vælge, hvilke data du ønsker om dine medlemmer. Visse data (f.eks. navn og fødselsdato) ønsker du måske uanset hvad, mens andet data afhænger af, medlemstypen eller af det hold, som medlemmet melder sig til (f.eks. terminsdato på et hold for gravide).

Al information om medlemmerne behandles naturligvis sikkert, og systemet er bygget til at sikre, at du let kan overholde kravene til behandling og opbevaring af persondata.

Som regel vil medlemmerne på et hold udgøres af enkeltpersoner. Men nogle gange kan det give god mening at opfatte medlemmer på holdet som havende en relation til hinanden. Derfor har vi gjort det muligt at definere grupperinger på hold. En gruppering kan bestå af et minimum- og et maksimum antal medlemmer og kan navngives frit. Således kan man f.eks. definere par, der danser sammen på en danseskoles pardans-hold. Parrene vil på den måde figurere samlet på medlemslister, hvilket giver et særdeles godt administrativt overblik.

Tilmelding af ét eller flere medlemmer
Flexbillet tilbyder fleksibel onlinetilmelding af ét eller flere medlemmer i samme transaktion.

Betalerprofil
Ved tilmelding identificerer betaler sig og logger på den måde ind på sin “betalerprofil”. Dette giver sikkerhed for, at betaler er den, han/hun udgiver sig for at være. Endvidere giver det mulighed for at administrere flere medlemmer samt at lave samlet opkrævning for alle medlemskaber i f.eks. en husstand.

Kontingentet for et hold eller en medlemskabstype kan defineres på flere forskellige måder:

Tilmeldingspris
Ved en engangsbetaling (som opkræves ved tilmelding eller ved aktivering af medlemskab). Denne pris kan være fast henover en hel sæson, eller den kan f.eks. falde i takt med, at sæsonen skrider frem, så medlemmerne kun betaler for den resterende del af sæsonen.

Periodepris
Ved en periodepris (f.eks. pr. måned).

I forbindelse med opkrævning af kontingent, er det muligt at definere forskellige former for rabatter:

Kombinationsrabatter
En kombinationsrabat kan udløses af, at et medlem tilmeldes flere hold – f.eks. kan der gives 50% rabat på det billigste hold. Du definerer selv hvilke holdkombinationer, der udløser rabatter, samt hvilke rabatter, kombinationerne skal udløse.

Betalingsrabatter
Det er muligt at lade betaleren vælge, hvordan vedkommende ønsker at betale; f.eks. for hele den forestående sæson i ét hug eller opdelt i et antal rater, som resulterer i f.eks. månedlige eller kvartalsvise opkrævninger. Valget af “betalingsplan” kan knyttes til en rabat; f.eks. kan der gives 10% rabat til alle, der senest en måned inde i sæsonen vælger at betale for hele sæsonen på én gang.

Opkrævningen af kontingent er meget fleksibel og kan, hvis du ønsker det, opdeles i et passende antal rater. Se også under Rabatter.

Uanset hvordan kontingentopkrævningen er tilrettelagt, gør Flexbillet det let for dig at udsende opkrævninger samt at holde styr på, hvem der har betalt og hvor meget samt at udsende betalingspåmindelser mm.

Hvis det ønskes, kan medlemmerne tilbydes abonnementsbetaling, som betyder, at de pr. automatik opkræves kontingentet uden aktivt at skulle gøre noget. I stedet for at modtage en email med betalingsanmodning, sender systemet dem i stedet en notifikation om, at beløbet automatisk trækkes fra det valgte betalingskort.

Du kan definere en prøveperiode på dine hold. Dette betyder, at kontingentet ikke forfalder, før medlemmet har været igennem prøveperioden. Ved tilmelding kan der opkræves et depositum, som kan modregnes i kontingentbetalingen eller valgfrit kan refunderes til medlemmet, hvis vedkommende efter endt prøveperiode ikke ønsker at fortsætte medlemskabet.

Hvis du har hold, der er meget populære, kan du aktivere venteliste på disse. På den måde vil du bevare relationen til dine mulige kommende medlemmer, selvom de ikke i første omgang kunne få plads på det ønskede hold. Tildelingen af plads på holdet sker efter regler, du selv definerer – manuelt.

Det er muligt at definere præcis hvornår et hold afvikles. Er dette gjort, kan du eller systemet let holde styr på hvilke medlemmer, der er mødt frem på den enkelte holdgang. Dette kan ske manuelt (ved afkrydsning på dertil indrettede fremmødelister) eller ved at scanne medlemmernes medlemskort (se “Medlemskort (print-selv / plastic) – og adgangskontrol”).

Flexbillet tilbyder en meget fleksibel funktion til udsendelse af email til medlemmerne. Udvælgelse af modtagere sker på baggrund af f.eks. tilhørsforhold til hold eller på baggrund af udvalgte medlemsdata.

Emails kan sættes op med tekst og grafik og i én eller flere kolonner.

Systemet registrerer leveringstatus for den enkelte email, og du kan derfor altid følge med i, om nogle af dine medlemmer ikke modtager de mails, du sender.

Flexbillet giver mulighed for at udstede medlemskort til medlemmer; enten for medlemmet som sådan eller for hvert medlemskab (hvis et medlem deltager på flere hold).

Disse medlemskort kan enten være “print-selv” medlemskort, som tilsendes medlem/betaler ved tilmelding, eller de kan være eksklusive plastickort i farvetryk, som kan leveres på din adresse eller direkte hjem til medlemmet med posten.

Uanset valg af medlemskorttype kan kortene bære en stregkode eller QR-kode, som identificerer kortet og dermed medlemmet entydigt. Dette kan f.eks. benyttes i forbindelse med adgangskontrol. Flexbillet tilbyder i den forbindelse adgangskontrolsystemet Flexcheckin, som kan køre på dedikeret scannerudstyr eller kan downloades direkte til din egen mobiltelefon.

Knyt én eller flere personer (instruktører, trænere, ledere) til et hold for at signalere overfor medlemmerne, hvem der er ansvarlig for holdet. Endvidere giver denne relation mulighed for, at tilknyttede personer kan få adgang til forskellige informationer om holdet og medlemmerne – f.eks. medlemslister for relevante hold.

Et hold kan knyttes til en lokation i systemet, hvilket f.eks. tillader filtrering af hold pr. afdeling, by eller lignende, så det er let for medlemmerne at få overblik over de hold, som kører der, hvor det er relevant for dem.

Hvis dine medlemmer tilhører en lokalafdeling og skal kunne administreres af afdelingen selv, kan systemet godt klare dét. “Hovedafdelingen” vil kunne se den samlede medlemsbase, mens afdelingerne kun vil kunne se og administrere “egne” medlemmer.