GDPR – Persondata

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Hvis du ikke ønsker, at vi behandler disse oplysninger, kan det blive problematisk at opretholde og imødekomme eventuelt indgåede aftaler og retlige forpligtelser.

Vi har som dataansvarlig truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at forhindre, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen. Vi sikrer at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5.

Når vi er databehandler behandler vi personoplysninger i overensstemmelse med den instruks og de retningslinjer, der fremgår af databehandleraftalen, som er indgået med den dataansvarlige.

Nedenfor kan du se, på hvilke grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Hjemmesidebesøgende

I forbindelse med, at du besøger vores hjemmeside, vil vi behandle følgende personoplysninger om dig:

1. Cookies
2. Navn, e-mail og telefonnummer såfremt du anvender kontaktformularen på hjemmesiden.

Vi indsamler personoplysninger om hjemmesidebesøgende med følgende formål:

• Optimal administration af vores hjemmeside.
• Varetage kommunikationen med dig.

Vi indsamler oplysningerne på følgende retsgrundlag:

• Der er blevet givet samtykke via vores kontaktformular og cookiebanner, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.
• Virksomhedens legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside samt besvare henvendelser fra dig, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil personoplysninger for hjemmesidebesøgende blive slettet efter en årlig revidering. Cookies kan du selv slette, og ønsker du flere oplysninger herom, henvises du til vores cookiepolitik.

Potentielle kunder (Eventarrangør)

For at du kan være potentiel kunde hos os, er det nødvendigt, at vi behandler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, telefonnummer, titel og firmanavn.

Vi behandler personoplysninger om potentielle kunder til følgende formål:

• Muligt fremtidigt samarbejde eller købstransaktion
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores legitime interesse, som er at afgive et tilbud samt potentielt at indgå en købsaftale med dig, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle kunder blive slettet efter aftalens ophør, eller når korrespondancen anses for ikke at være relevant længere.

Kunder(Eventarrangør)

For at du kan være kunde hos os, er det nødvendigt, at vi behandler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, telefonnummer, fakturaoplysninger, navn på forening/arrangement, navne på administratorer, CVR. Nr, medlemsnummer
• Derudover behandler vi de oplysninger, du selv definerer i vores system (event IT). Da du selv definerer nøjagtigt hvilke oplysninger, der behandles i systemet, er det ikke muligt for os at liste disse. Dette er dog beskrevet i databehandleraftalen indgået med dig forud for anvendelsen af systemet.

Vi behandler personoplysninger om kunder til følgende formål:

• Behandling af dit køb og levering af vores ydelser
• Administration af din relation til os
• Levering af vores IT-system (event IT)

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af databehandleraftalen, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.
• Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Slettefristerne er beskrevet nærmere i databehandleraftalen indgået med dig.

Hvis der offentliggøres kundeudtalelser eller lignende, bruges retsgrundlaget samtykke. 

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, er det nødvendigt, at vi behandler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, e-mail, telefonnummer, stilling, CVR. Nr., adresse

Vi behandler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/salg af dine/vores ydelser
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af købsaftalen, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b.
• Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i bogføringsloven, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c.
• Vores legitime interesse, som er at muliggøre løbende kommunikation, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen.

Rekruttering

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Personoplysninger, som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer.

Din ansøgning med bilag bliver delt internt med relevant personale i rekrutteringsprocessen, men deles ikke med personer uden for virksomheden.

I relevante tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvorfor dine oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem.

Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb.

Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling.

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Uopfordrede ansøgninger

Ved uopfordrede ansøgninger behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til mulig fremtidig ansættelse.

Ved uopfordrede ansøgninger slettes disse umiddelbart efter modtagelse, såfremt ansøgningen ikke findes relevant. Findes ansøgningen relevant, indkaldes ansøgeren til en samtale, og bliver denne ikke ansat på baggrund af denne samtale, slettes ansøgningen. Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig.

Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger.

Øvrige oplysninger om behandling

Dataminimering

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være pålagt ved lov, at vi indsamler og opbevarer en række andre oplysninger om dig. Vi op-bevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt eller pålagt ved lov. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysningerne er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse om dette.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandø-rer af it-løsninger, konsulenter, hosting-leverandører mv. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.

I relevante tilfælde videregives personoplysninger til bank, bogholder, offentlige myndigheder og lig-nende selvstændigt dataansvarlige.

Vi anvender databehandlere/leverandører til behandling af personoplysninger. Vi prioriterer leverandø-rer fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet om-kring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttel-sen af dine data.

• Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med marketing samt udvikling af event IT bliver overført til Google, USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for over-førslen i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet un-der tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
• Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med udvikling og projektsty-ring, bliver overført til Atlassian, USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførs-len i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under til-strækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
• Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med rekruttering, filarkivering- og redigering, intern administration, mailkorrespondancer og besvarelse af kundehenvendelser mv., bliver overført til Microsoft, USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførs-len i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under til-strækkelige sikkerhedsforanstaltninger.
• Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med kundesupport og korrespondancer, bliver overført til Zendesk, USA. Vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for over-førslen i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c samt de af Zendesk indgåede Binding Corpo-rate Rules art. 47, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforan-staltninger.

Hvis du vil vide mere om de overførselsgrundlag, som berører dig, kan du kontakte os på ovenstående kontaktpunkt.

Fælles dataansvar (ved brug af sociale medier)

Vi bruger følgende sociale medier; LinkedIn og Facebook, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

• få indsigt i din personoplysninger
• få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• få slettet personoplysninger om dig selv
• få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
• gøre indsigelse mod behandlingen
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os.

Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.